Sistema de Gestão Ambiental: Desenvolvimento Personalizado

Estudo de caso do sistema de gestão ambiental da Gaia Consultoria Ambiental

Conheça o sistema de gestão ambiental da Gaia Consultoria Ambiental, que trouxe uma série de funcionalidades essenciais. Agora, é possível ter acesso aos bastidores desse sistema inovador que proporcionou organização dos documentos, clareza dos indicadores e até mesmo uma nova fonte de receita para a consultoria ambiental. Com essa solução, houve um maior controle na gestão de documentos das usinas, bem como nos prazos das obrigações ambientais. Além disso, o sistema oferece facilidade no envio e recebimento de documentação, com rastreabilidade aprimorada. A Gaia também passou a gerenciar de forma precisa regulações ambientais, outorgas de água, obrigações legais e legislações ambientais. A inclusão de protocolos para controle de prazos e documentação de cada iteração dos órgãos responsáveis se tornou uma realidade. Além disso, a criação de dashboards com gráficos informativos e cruciais para o negócio foi implementada. Por fim, o sistema permite a atribuição de acessos personalizados para cada perfil de usuário, definindo o acesso a empresas e grupos específicos.

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O sistema de gestão ambiental desenvolvido proporcionou segurança na armazenagem de informações, gestão eficiente de prazos e uma nova fonte de renda para a consultoria ambiental. Tornou-se uma das principais soluções do setor, oferecendo tranquilidade e excelência operacional à empresa.

Bruce Amir

Sócio - Gaia Consultoria Ambiental

Empresa apresentada no estudo de caso do sistema de gestão ambiental

Gaia Consultoria Ambiental

A Gaia Consultoria Ambiental é referência no setor sucroenergético em Minas Gerais e uma das mais tradicionais consultorias ambientais de Belo Horizonte.

Contexto do estudo de caso

As usinas e demais empresas com necessidade de licenças ambientais, outorgas e obrigações legais específicas, desperdiçam milhões em autuações, embargos, paralisações e não cumprimento de prazos. Isso acontece porque as usinas chegam a controlar mais de mil documentos ambientais, sendo alocados em um acervo físico, gerando problemas de rastreabilidade e segurança dos arquivos.

A Gaia Consultoria Ambiental enxergou a oportunidade de resolver esse problema através da tecnologia, agregando ainda mais valor para sua consultoria, pois é humanamente impossível administrar todas outorgas, condicionantes, prazos e obrigações legais de forma manual.

A direção compartilhou conosco todas as nuances e particularidades que o sistema deveria contemplar, facilitando o processo de estruturação e levantamento de requisitos para o projeto.

Objetivo do cliente com o sistema de gestão ambiental

Fomos procurados para entregar uma solução que acompanhasse todos os prazos, outorgas, condicionantes e licenças das usinas. Além disso, administrasse o arquivamento, rastreabilidade e segurança de todos os documentos, agregando valor para os clientes da consultoria, trazendo mais uma fonte de receita para a empresa.

Desafio encontrado para desenvolver o sistema de gestão ambiental

Organizar de forma clara a documentação, trazendo familiaridade para o sistema desde a primeira utilização, seja para a equipe da consultoria ou para os funcionários das usinas. Além disso, fomos informados do desejo de ter um sistema que contemplasse a essência da metodologia de trabalho da consultoria, sendo apenas uma extensão tecnológica da atuação no dia a dia.

Solução adotada para o sistema de gestão ambiental

Desenvolver um sistema de gestão ambiental que se adequasse ao método de trabalho da empresa para fazer gestão de outorgas de água, regularizações ambientais, obrigações legais e afins. Priorizando o absoluto controle de dados, estruturando uma central de business intelligence dentro do sistema, permitindo que por meio de gráficos e relatórios a gerência pudesse ter dados da operação em tempo real. Além disso, para que não houvesse imprevistos, tivemos a iniciativa de trazer proatividade para o sistema, ou seja, por meio de notificações por e-mail, todos os vencimentos seriam reportados com antecedência.

Descubra os detalhes de todas as fases implementadas para executar o projeto

Fase: Planejamento

Para manter consistentemente nossos planejamentos coerentes e embasados na realidade de cada cliente, possuímos três fases, sendo elas: levantamento e documentação dos requisitos, classificação dos requisitos e especificação do ciclo de vida dos requisitos. Através dessa metodologia de estruturação de projetos, obtemos não somente o resultado de entrega conforme planejado, mas garantimos a tranquilidade dos clientes e colaboradores, pois cada entrega e prazo estabelecido são visualizados de forma clara através de uma ordem cronológica pré-estabelecida. Tenha acesso aos três passos determinantes para o sucesso da entrega do sistema de gestão ambiental personalizado para a Gaia Consultoria Ambiental:

Levantamento e documentação dos requisitos: O analista de sistemas, em colaboração com os demais membros da equipe, elaborou esse documento com o objetivo de compreender as necessidades da empresa transmitidas pelo cliente. Após obter as informações, o analista de sistemas registrou de forma detalhada os itens discutidos, utilizando uma linguagem natural que facilita o entendimento tanto da equipe de desenvolvimento quanto do cliente, que desempenha um papel fundamental durante todo o processo.
Classificação dos requisitos: para classificar adequadamente prioridades, utilizamos essa etapa que compõe o planejamento, toda a equipe se reuniu para definir o que seria priorizado na primeira versão do software. Para que a definição levasse em consideração o que é mais propício para a empresa naquele momento, dividimos os requisitos em duas vertentes: funcionais e não-funcionais. Tendo em vista que os requisitos funcionais foram utilizados para definir as funcionalidades indispensáveis para que o software atendesse as demandas da empresa, sendo elas: gestão de outorgas de água, regularizações ambientais, obrigações legais, central de business intelligence dentro do sistema e notificações por e-mail reportando os vencimentos com antecedência. Os requisitos não-funcionais, por sua vez, se caracterizam por funcionalidades internas do sistema, sendo elas: usabilidade, performance, segurança e testes para encontrar falhas e erros sistêmicos, entre outras funções.
Especificação do ciclo de vida dos requisitos: para que o sistema fosse lançado preparado para as próximas atualizações, foi planejado as funcionalidades que poderiam ser acrescentadas posteriormente, tendo em vista: nível de importância, custo, esforço, prazo e impacto.

Fase: desenvolvimento
e realização de testes do sistema de gestão ambiental

Essa fase é o momento em que aquilo que foi projetado “ganhará vida”, expandindo efetivamente as possibilidades do negócio através da tecnologia. Para garantir que todo o processo ocorresse de forma fluida e que cada etapa fosse entregue dentro do prazo, foi fundamental o trabalho do gestor de projetos, acompanhando todo o processo através das metodologias ágeis. No desenvolvimento propriamente dito, tivemos o líder técnico, designando os responsáveis por cada tarefa de acordo com suas habilidades e qualificações técnicas. Além disso, sendo encarregado por verificar as entregas de carácter tecnológico, identificando se tudo estava em conformidade com o levantamento de requisitos, submetendo cada item a rigorosos testes de usabilidade, performance e segurança, designando ajustes e melhorias. Tamanho controle dos processos conduz nossa equipe para o aperfeiçoamento contínuo do entrosamento e comunicação entre os profissionais, permitindo que os sistemas sejam entregues no prazo estabelecido, contendo todas as funcionalidades definidas no levantamento de requisitos.

Fase: apresentação e implantação do sistema de gestão ambiental

Sem dúvidas, essa é uma das fases mais satisfatórias para nossa equipe, pois é a tangibilização daquilo que era meramente uma ideia. Entregamos um sistema que traz diversos relatórios de apoio, notificações e disparos de e-mails, acompanhando e auxiliando no processo, informando obrigações ambientais que vencerão nos próximos 240 dias, 180 dias e 130 dias. Com essa funcionalidade o SIGA (Sistema de Informação Gaia Ambiental) entra no mercado ainda mais forte e trazendo mais resultados, já que através do seu módulo de controle de prazos ele garante que a empresa estará cumprindo toda a legislação, evitando multas.

A presença constante dos colaboradores chave da Gaia e de algumas Usinas durante todo o desenvolvimento garantiu que o sistema fosse construído conforme planejado. Com acompanhamento semanal, as correções de rumo foram feitas imediatamente, evitando mudanças drásticas na fase de implantação. O envolvimento prévio permitiu uma implementação suave e eficiente, atendendo às necessidades e expectativas da empresa.

Fase: treinamento

Essa é uma fase que tratamos com bastante zelo, pois nosso objetivo é garantir que nossos clientes explorem todos os recursos de nosso software, utilizando-os de forma correta. Estruturamos o processo de treinamento para contemplar os principais tópicos necessários para utilizar nossos sistemas, sendo eles: fundamentos do software, melhores práticas, ajustes para particularidades, dúvidas frequentes e perguntas ocasionais.

Fundamentos do software: essa fase não tem como objetivo explicar a parte técnica do sistema, estruturamos essa etapa para pavimentar o recebimento dos conhecimentos que virão a seguir nos próximos estágios do treinamento. Abordamos a dinâmica geral do software, mostrando os padrões de utilização e recursos básicos. Funcionalidades imprescindíveis para dominar a aplicação como um todo.
Melhores práticas: introduzimos essa temática em nossos treinamentos para evitar as famosas "gambiarras" de utilização. Apesar de conseguir praticamente o mesmo resultado com o software, utilizar os recursos de forma incorreta deixará a utilização mais onerosa, ocasionando a falta de produtividade, resultado completamente diferente da proposta de desenvolver o software. Compartilhamos dicas simples, porém extremamente úteis para facilitar sua utilização no dia a dia.
Ajustes para particularidades: os estágios anteriores são comuns a todos os clientes, porém nesta fase ensinamos formas de utilização adaptadas para a cultura da empresa, contexto do dia a dia e preferências dos usuários. Tornando nosso sistema completamente ajustado para fazer com que seus colaboradores gerem o máximo de resultados através do software, tornando a tecnologia efetivamente relevante e não simplesmente uma “obrigação” para não “ficar para trás” no mercado.
Dúvidas frequentes: por termos atuado com os mais variados tipos de sistemas e mercados, catalogamos algumas dúvidas comuns. Estruturamos esse acervo, pensando em se antever e nos certificar que realmente nossos clientes estarão preparados para utilizar o sistema após o treinamento, compartilhamos respostas e ensinamentos de dúvidas que já recebemos em treinamentos anteriores. Dessa forma, nos antecipamos a questões que você e sua equipe teriam após semanas de utilização, tornando o fluxo de integração ao sistema mais suave no dia a dia do negócio.
Perguntas ocasionais: na verdade, essa fase circula por todas as fases, pois é extremamente normal surgir dúvidas no momento das explicações. Sendo completamente esperado por nós o interrompimento do fluxo do treinamento por parte dos clientes para compartilhar dúvidas que não podem ser compartilhadas depois, caso contrário serão esquecidas. Estamos preparados para isso, pois estimulamos esse tipo de interação para que, novamente, possamos garantir que nossos clientes explorem ao máximo as funcionalidades do sistema.

Fase: evolução do sistema de gestão ambiental

O que os melhores sistemas do mundo têm em comum é a constante evolução, implementando assim, novas funcionalidades, resultado de ideais e problemas que vão surgindo posteriormente, acompanhando o crescimento da empresa. No caso do SIGA – Sistema Integrado de Gestão Ambiental não foi diferente, foi necessário implementar novos recursos que deixariam o sistema ainda mais robusto. Esse pensamento está alinhado com o dinamismo do mercado, explorando a metodologia MVP (Minimum Viable Product), em outras palavras, permitindo que os módulos do sistema sejam entregues de forma rápida, encurtando a obtenção de resultados por parte da empresa. Sendo lançados constantemente novos recursos, possibilitando infinitas possibilidades para o projeto.

Além de muitas outras novas funcionalidades que vão sendo incrementadas no dia a dia, o sistema de informação Gaia Ambiental oferece atualmente até mesmo um aplicativo que apoia na realização de consultorias ambientais. Esse aplicativo registra não conformidades, captura a geolocalização, imagens e gera recomendações automaticamente em um relatório gerado pelo próprio sistema. Essas constantes melhorias tornam o sistema cada vez mais eficiente e eficaz para os consultores ambientais durante as visitas às usinas.

Conheça a nova realidade da Gaia Consultoria Ambiental

Um resultado que marca qualquer negócio é conseguir gerenciar o seu trabalho de forma mais prática e organizada, trazendo um sistema para gerir a documentação das empresas, garantindo rastreabilidade via histórico de uso.

Além de ter todo acervo das documentações organizadas foi possível avaliar informações de rastreabilidade como data de cadastro, envio e edição. Através do histórico também é possível entender tudo que está acontecendo no sistema, desde um usuário criado até mesmo a uma edição em um documento, garantindo que tudo seja passível de ser rastreado.

Outro resultado importante é que a Gaia conseguiu trazer uma nova fonte de renda, além de recuperar o investimento no sistema já nos primeiros meses após a entrega, a consultoria ambiental conseguiu transformar um sistema que contribui com seu dia a dia, também em uma fonte de renda adicional – hoje já tem vários contratos com dezenas de usinas para utilização desse sistema.

Sistema de Gestão Ambiental: Desenvolvimento Personalizado

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