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Desenvolvimento de sistema para contabilidade: Desenvolvimento personalizado

Estudo de caso do sistema de gestão contábil da Metrópole Integração Contábil

Dashboard do sistema para contabilidade
Logo da Metrópole Integração Contábil

Conheça o sistema para contabilidade da Metrópole Integração Contábil, que trouxe funcionalidades indispensáveis para a modernização e eficiência dos processos. Este sistema inovador transformou a maneira como a Metrópole gerencia documentos, realiza cobranças e se comunica de forma eficiente. Com a implementação do novo sistema, a Metrópole superou desafios significativos, como a obsolescência de seu software desktop e a necessidade de adaptação às constantes mudanças do mercado contábil.

A solução proporcionou uma organização aprimorada dos documentos, agilizou a emissão de cobranças e melhorou a comunicação com clientes e colaboradores. Durante a pandemia, a Metrópole conseguiu operar de forma 100% remota, garantindo a continuidade dos negócios e mantendo-se à frente da concorrência. Além disso, o sistema de gestão contábil permitiu uma gestão eficiente das obrigações contábeis e fiscais, facilitando o envio e recebimento de documentação com rastreabilidade aprimorada.

A criação de dashboards informativos foi implementada, trazendo inteligência de dados e apoiando na tomada de decisões. Com essas melhorias, a Metrópole não apenas garantiu a continuidade de suas operações em tempos desafiadores, mas também se adaptou rapidamente às novas demandas do mercado, destacando-se como uma empresa inovadora e preparada para o futuro.

Transformação na gestão contábil da Metrópole Integração Contábil

Mozart Lopes, diretor da Metrópole Integração Contábil, destaca como nosso sistema personalizado modernizou os processos contábeis e aumentou a eficiência da empresa. Com dashboards interativos e emissão automatizada de documentos, a Metrópole se adaptou às mudanças do mercado. Descubra o impacto dessa transformação tecnológica.

Empresa apresentada no estudo de caso do sistema de gestão contábil

Metrópole Integração Contábil

A Metrópole Integração Contábil atua no mercado há mais de 30 anos, utilizando vasta experiência e ferramentas modernas para prestar serviços ágeis e de qualidade. Possui uma equipe de profissionais especializados em gestão empresarial, fiscal, tributária e trabalhista, investindo constantemente em tecnologia para atender às necessidades de cada cliente.

Contexto do estudo de caso

A Metrópole confiava em um software desktop desenvolvido há muitos anos, utilizado para gerenciar clientes, fornecedores e contatos. Com o avanço das tecnologias, o software começou a apresentar problemas de compatibilidade com versões mais recentes do Windows, dificultando sua instalação e uso. Além disso, a gestão da documentação dos clientes era demorada e complexa, exigindo grandes volumes de documentação física. O processo de cobrança era oneroso, levando vários dias para ser concluído, devido à necessidade de gerar e enviar boletos e notas fiscais manualmente. A troca de informações com os clientes também era lenta e ineficiente, dependente de malotes de documentos físicos, o que gerava custos elevados e aumentava o risco de extravio de documentos importantes. Esses desafios poderiam comprometer a qualidade do serviço prestado, trazendo a necessidade de uma solução moderna e eficiente.

Objetivo do cliente com o desenvolvimento de sistema para contabilidade

Diante desses desafios, a Metrópole procurou uma solução que modernizasse seus processos e atendesse às necessidades específicas de sua operação contábil. O objetivo era desenvolver um software sob medida que evoluísse com a empresa, oferecendo funcionalidades que resolvessem as principais dores de forma eficiente e com uma curva de aprendizagem mínima. A Metrópole buscava um sistema web acessível de qualquer lugar, incluindo dispositivos móveis, que facilitasse o arquivamento, a rastreabilidade e a segurança dos documentos, tanto físicos quanto digitalizados. Além disso, o sistema deveria agilizar a emissão de boletos e notas fiscais, reduzir o tempo de processamento de dias para minutos e melhorar a comunicação com os clientes, eliminando a dependência de documentos físicos. A área administrativa necessitava de um dashboard com uma visão geral das finanças, gestão de cobranças, lançamentos contábeis e contratos, permitindo uma administração mais eficaz e estratégica. A Inove Dados foi escolhida para desenvolver essa solução, trazendo inovação e modernidade para a gestão contábil fornecida pela Metrópole.

Desafio encontrado para desenvolver o sistema para contabilidade

O principal desafio enfrentado pela Inove Dados foi trazer inovação para um setor tradicionalmente engessado como o contábil. Em 2013, muitos softwares de gestão ainda eram instalados localmente e exigiam servidores na rede, destoando dos avanços em outros setores. A tarefa envolvia convencer os contadores da Metrópole Integração Contábil sobre os benefícios de digitalizar e fragmentar toda a documentação dos clientes, enviando-a para uma plataforma online. A resistência às mudanças foi superada com a visão inovadora do sócio-proprietário, que foi fundamental para o sucesso do projeto. Trabalhando de perto com os colaboradores, a Inove Dados conseguiu demonstrar as vantagens e facilidades do novo sistema, funcionalidade por funcionalidade, garantindo a adoção eficiente da nova aplicação.

Solução adotada para o desenvolvimento de sistema para contabilidade

A solução adotada para o desenvolvimento do sistema de gestão contábil foi construída em um método colaborativo e personalizado. A Inove Dados trouxe todas as vantagens tecnológicas, enquanto a Metrópole ofereceu seu profundo conhecimento das especificidades do mercado contábil. Este equilíbrio, onde a tecnologia se encontra com a expertise do negócio, foi fundamental para o sucesso do projeto. Trabalhamos em conjunto, funcionalidade por funcionalidade, garantindo que cada aspecto do sistema atendesse perfeitamente às necessidades da empresa. O resultado foi um software que não apenas automatiza processos, mas também incorpora a essência da organização. O sistema web desenvolvido é acessível de qualquer lugar, inclusive por celulares e tablets, e inclui funcionalidades como gestão de documentos, emissão de boletos e notas fiscais, além de melhorar a comunicação com clientes e colaboradores. Além disso, dashboards informativos foram implementados, trazendo inteligência de dados e apoiando na tomada de decisões estratégicas. Este desenvolvimento de sistema para contabilidade modernizou os processos da empresa, aumentou a eficiência operacional, melhorou a organização e reduziu custos, posicionando a organização à frente no mercado contábil.

Descubra os detalhes de todas as fases implementadas para executar o projeto

Fase: Planejamento do sistema para contabilidade

Para garantir que o sistema de gestão contábil atendesse às necessidades específicas da Metrópole, seguimos um planejamento rigoroso dividido em três fases principais: levantamento e documentação dos requisitos, classificação dos requisitos e especificação do ciclo de vida dos requisitos. Inicialmente, o analista de sistemas trabalhou em estreita colaboração com a equipe da Metrópole para compreender os desafios enfrentados, como a obsolescência do software desktop existente, problemas de compatibilidade com novas versões do Windows, e a complexidade na gestão de documentação e cobranças. Este levantamento detalhado incluiu entrevistas e reuniões para capturar todas as necessidades operacionais e de negócio. Com esta abordagem, o sistema foi desenhado para não apenas resolver os problemas imediatos, mas também para crescer junto com a empresa, adaptando-se às constantes mudanças do mercado contábil.

  • Levantamento e documentação dos requisitos: O analista de sistemas, em colaboração com a equipe da Metrópole, iniciou o processo compreendendo as necessidades específicas da empresa. Após coletar todas as informações através de entrevistas e reuniões, o analista registrou detalhadamente os itens discutidos, utilizando uma linguagem natural para facilitar o entendimento de todos os envolvidos.
  • Classificação dos requisitos: A equipe, em conjunto com o cliente, definiu as prioridades da primeira versão do software, classificando os requisitos funcionais e não-funcionais. Focamos principalmente em definir os requisitos que mais agregam valor para serem desenvolvidos primeiro, seguindo nossa metodologia de priorização.
  • Especificação do ciclo de vida dos requisitos: Planejamos funcionalidades adicionais considerando nível de importância, custo, esforço, prazo e impacto. O objetivo era desenvolver um software que evoluísse com a empresa, garantindo que o sistema se mantivesse atualizado e relevante, atendendo às constantes mudanças do mercado contábil.

Fase: desenvolvimento
e realização de testes do sistema para contabilidade

Essa fase é o momento em que aquilo que foi projetado “ganha vida”, expandindo efetivamente as possibilidades do negócio através da tecnologia. Para garantir que todo o processo ocorresse de forma fluida e que cada etapa fosse entregue dentro do prazo, foi fundamental o trabalho do gestor de projetos, que acompanhou todo o processo utilizando metodologias ágeis. No desenvolvimento, o líder técnico designou as responsabilidades de cada tarefa de acordo com as habilidades e qualificações técnicas dos membros da equipe. Essa organização permitiu que cada etapa fosse concluída com precisão, garantindo que todas as funcionalidades estabelecidas no levantamento de requisitos fossem implementadas de maneira eficaz.

A etapa de testes foi crucial para assegurar a qualidade do sistema. Cada componente desenvolvido foi submetido a rigorosos testes de usabilidade, performance e segurança. O líder técnico foi encarregado de verificar as entregas tecnológicas, assegurando que tudo estivesse em conformidade com os requisitos definidos. Ajustes e melhorias foram designados conforme necessário, visando o aperfeiçoamento contínuo do sistema. Esse controle minucioso dos processos, juntamente com a colaboração entre os profissionais, garantiu que o sistema fosse entregue no prazo, contendo todas as funcionalidades essenciais e proporcionando uma gestão contábil eficiente e moderna para a Metrópole Integração Contábil.

Base de dados do software da Metrópole
Sistema de cobrança da contabilidade

Fase: apresentação e implantação do sistema para contabilidade

A fase de apresentação e implementação do novo sistema de gestão contábil para a Metrópole Integração Contábil foi uma verdadeira concretização do trabalho colaborativo realizado ao longo do desenvolvimento. Diferente do modelo cascata, adotamos uma abordagem ágil com entregas contínuas a cada sprint, permitindo acompanhamento em tempo real pelo proprietário e por toda a equipe da Metrópole. Assim, a implementação não foi uma surpresa, mas o resultado de um processo construído em conjunto, garantindo que o software refletisse o DNA da empresa. Durante as sprints, as funcionalidades foram sendo entregues, testadas e ajustadas conforme os feedbacks rápidos e constantes, assegurando que cada aspecto do sistema atendesse às necessidades específicas da Metrópole.

Essa colaboração contínua e dinâmica garantiu que a Metrópole pudesse aproveitar plenamente os benefícios do sistema desde o primeiro dia. A transição do antigo software desktop para o novo sistema web foi planejada para minimizar interrupções nas operações. O processo colaborativo e feedback contínuo permitiram uma implementação suave e eficiente, melhorando a agilidade, organização e eficiência de seus processos contábeis, e garantindo que o novo sistema estivesse perfeitamente alinhado com as necessidades e expectativas da empresa.

Fase: treinamento do sistema para contabilidade

Esta é uma fase que tratamos com bastante zelo, pois nosso objetivo é garantir que nossos clientes explorem todos os recursos do sistema para contabilidade, utilizando-os de forma correta. Estruturamos o processo de treinamento para contemplar os principais tópicos necessários para utilizar o sistema da Metrópole Integração Contábil, sendo eles: fundamentos do software, melhores práticas, ajustes para particularidades, dúvidas frequentes e perguntas ocasionais.

  • Fundamentos do software: Essa fase não tem como objetivo explicar a parte técnica do sistema. Estruturamos esta etapa para pavimentar o recebimento dos conhecimentos que virão a seguir nos próximos estágios do treinamento. Abordamos a dinâmica geral do software, mostrando os padrões de utilização e recursos básicos. Funcionalidades imprescindíveis para dominar a aplicação como um todo, como a gestão de documentos, o arquivamento digital e o envio de mala-direta.
  • Melhores práticas: Introduzimos essa temática em nossos treinamentos para evitar as famosas "gambiarras" de utilização. Apesar de conseguir praticamente o mesmo resultado com o software, utilizar os recursos de forma incorreta deixará a utilização mais onerosa, ocasionando a falta de produtividade, resultado completamente diferente da proposta de desenvolver o software. Compartilhamos dicas simples, porém extremamente úteis para facilitar sua utilização no dia a dia, como a otimização do processo de cobrança e a comunicação eficiente com os clientes através do sistema.
  • Ajustes para particularidades: Os estágios anteriores são comuns a todos os clientes, porém nesta fase ensinamos formas de utilização adaptadas para a cultura da Metrópole, contexto do dia a dia e preferências dos usuários. Tornamos o sistema completamente ajustado para fazer com que seus colaboradores gerem o máximo de resultados através do software, tornando a tecnologia efetivamente relevante e não simplesmente uma “obrigação” para não “ficar para trás” no mercado.
  • Dúvidas frequentes: Por termos atuado com os mais variados tipos de sistemas e mercados, catalogamos algumas dúvidas comuns. Estruturamos esse acervo, pensando em se antever e nos certificar que realmente nossos clientes estarão preparados para utilizar o sistema após o treinamento. Compartilhamos respostas e ensinamentos de dúvidas que já recebemos em treinamentos anteriores, antecipando questões que a equipe da Metrópole poderia ter após semanas de utilização, tornando o fluxo de integração ao sistema mais suave.
  • Perguntas ocasionais: Na verdade, essa fase circula por todas as fases, pois é extremamente normal surgir dúvidas no momento das explicações. Sendo completamente esperado por nós o interrompimento do fluxo do treinamento por parte dos clientes para compartilhar dúvidas que não podem ser compartilhadas depois, caso contrário serão esquecidas. Estimulamos esse tipo de interação para garantir que nossos clientes explorem ao máximo as funcionalidades do sistema, assegurando um entendimento completo e eficaz.

Fase: evolução do sistema para contabilidade

O que os melhores sistemas do mundo têm em comum é a constante evolução, implementando novas funcionalidades em resposta às necessidades emergentes e ao crescimento da empresa. No caso do sistema de gestão contábil da Metrópole Integração Contábil, a trajetória não foi diferente. Inicialmente, o sistema começou como uma base de dados simples para consulta de clientes, fornecedores e contatos. Porém, à medida que os desafios da contabilidade moderna foram se apresentando, foi necessário implementar novos recursos para tornar o sistema mais robusto e abrangente. Este pensamento está alinhado com o dinamismo do mercado, utilizando a metodologia MVP (Minimum Viable Product), que permite que os módulos do sistema sejam entregues rapidamente, encurtando o tempo para que a empresa obtenha resultados. Com lançamentos constantes de novos recursos, o sistema foi evoluindo para atender às demandas cada vez mais complexas da gestão contábil.

Atualmente, o sistema de gestão contábil da Metrópole oferece uma gama completa de funcionalidades que vão muito além da simples consulta de dados. Inclui módulos para gestão de documentos, emissão de boletos e notas fiscais, controle de obrigações contábeis e fiscais, dashboards informativos para apoio na tomada de decisões, e áreas específicas para a administração de grupos empresariais. Além disso, o sistema permite o acesso remoto e a digitalização completa dos processos, facilitando o trabalho 100% remoto e aumentando a eficiência operacional. Essas constantes melhorias e adaptações tornam o sistema cada vez mais eficiente e eficaz, permitindo à Metrópole não só acompanhar as mudanças do mercado contábil, mas também liderar com inovação e tecnologia.

Parametrização do sistema para contabilidade

Conheça a nova realidade da Metrópole Integração Contábil

Conheça a nova realidade da Metrópole Integração Contábil, uma empresa que se transformou através da inovação tecnológica e da implementação de um sistema de gestão contábil personalizado. Com o novo sistema, a Metrópole superou desafios históricos e modernizou seus processos de maneira significativa. A transição de um software desktop obsoleto para uma plataforma web integrada permitiu não apenas a digitalização completa dos documentos e processos, mas também a capacidade de operar 100% remotamente, garantindo a continuidade dos negócios mesmo em tempos desafiadores.

Hoje, a Metrópole Integração Contábil opera com uma eficiência operacional sem precedentes, oferecendo serviços ágeis e de qualidade aos seus clientes. A automação de tarefas, a melhoria na comunicação com clientes e colaboradores, e a capacidade de tomar decisões informadas através de dashboards interativos são apenas algumas das muitas vantagens conquistadas. Este projeto destaca a importância de evoluir continuamente e adaptar-se às constantes mudanças do mercado, posicionando a Metrópole como um exemplo de sucesso e inovação no setor contábil.

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