Inove Dados

Desenvolvimento de Sistemas para Condomínio Comercial: Case Executive Center

Condomínios comerciais com décadas de operação acumulam informações críticas em papel: salas, vagas de garagem, proprietários, locatários e registros de acesso. No Executive Center, consultar dados de uma vaga podia levar minutos entre arquivos físicos. A Inove desenvolveu sistemas para condomínio sob medida: o SEC, plataforma que transforma a gestão condominial e centraliza banco de dados, controle de acesso em tempo real, comunicação com condôminos e app exclusivo para a portaria, cobrindo a administração de condomínios do início ao fim.

+450milacessos gerenciados
Belo Horizonte, MG2017Web + App Android

O Desafio

Décadas de arquivo em papel tornavam consultas simples demoradas e o controle de acesso não tinha registro centralizado.

O Condomínio do Edifício Executive Center operava há mais de 27 anos com arquivos físicos para registrar salas, vagas de garagem, proprietários, locatários e funcionários com acesso ao prédio. O volume acumulado ao longo das décadas tornava tarefas simples, como consultar o proprietário de uma vaga de garagem, processos lentos e propensos a erros. O acesso a qualquer dado dependia de localizar o documento físico correto, comprometendo a agilidade da administração.

A portaria tinha um desafio adicional: o controle de entrada e saída de visitantes era feito manualmente, sem registro centralizado e sem visibilidade em tempo real. Melhorar a comunicação com os condôminos sobre avisos, prazos e documentos importantes dependia de processos individuais e descentralizados. A prestação de contas e os balanços financeiros também ficavam em papel, dificultando o acesso de síndicos e administradores ao histórico do condomínio. Com mais de 500 condôminos e um fluxo intenso de visitantes, a falta de sistemas para condomínio integrados criava gargalos operacionais diários.

A transição tecnológica exigia atenção especial à usabilidade. Os funcionários da portaria tinham pouca familiaridade com tecnologia, e um sistema complexo correria o risco de não ser adotado. O objetivo era digitalizar toda a operação em uma plataforma intuitiva o suficiente para todos os perfis de usuário, da administração à portaria.

Como resolvemos

Antes do primeiro código: mapeamos os fluxos do condomínio e priorizamos o que mais impactava a operação diária.

O projeto começou com levantamento e documentação completos dos requisitos. O mapeamento cobriu fluxos de gestão de vagas, controle de acesso, comunicação com condôminos e organização de documentos. Requisitos classificados em funcionais e não-funcionais, com priorização por custo, esforço e impacto antes do início do desenvolvimento.

  1. 1

    Planejamento e levantamento de requisitos

    Documentação dos fluxos de gestão de vagas, salas, controle de acesso e comunicação com condôminos. Requisitos classificados por prioridade, custo, esforço e impacto, com especificação do ciclo de vida de cada funcionalidade para suportar evoluções futuras.

  2. 2

    Desenvolvimento e testes

    Sprints curtos com metodologia ágil e gestão de projeto dedicada. Foco especial em usabilidade: cada componente testado para garantir que funcionários da portaria pudessem operar o sistema com eficiência. Testes de usabilidade, performance e segurança em cada entrega.

  3. 3

    Apresentação e implantação

    Entregas contínuas a cada sprint, com acompanhamento da administração do condomínio em tempo real. A implantação cobriu todos os perfis de usuário, com foco nos fluxos de uso diário da portaria e da administração.

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    Evolução contínua

    Após a entrega do MVP, o sistema evoluiu com um aplicativo Android exclusivo para a portaria: registro de entradas e saídas de visitantes, captura de documentos e comunicação de encomendas e correspondências.

O Produto

SEC: Sistema Executive Center, gestão completa do condomínio em uma plataforma

Sistemas para condomínio que digitalizam e transformam a gestão condominial: banco de dados de salas, vagas, proprietários e locatários; controle de acesso com registro de visitantes em tempo real; mala direta via SMS e e-mail para comunicação com condôminos; gestão de documentos e app para condomínio exclusivo para a portaria. A administração de condomínios comerciais pode gerir toda a operação e pode configurar comunicados, relatórios e perfis de acesso em uma única plataforma.

Tela de solicitações do sistema SEC para o Condomínio Executive Center desenvolvido pela Inove Dados

Funcionalidades

  • Banco de dados completo: salas, vagas de garagem, proprietários, locatários, empresas e funcionários com acesso
  • Controle de acesso de visitantes com registro de entradas e saídas e captura de documentos
  • Mala direta via SMS e e-mail para melhorar a comunicação com os condôminos: automatize o envio de avisos, prazos e comunicados
  • Gestão de documentos importantes: atas, balanços para prestação de contas e registros com acesso rápido para síndicos e administradores
  • App para condomínio: aplicativo Android exclusivo para a portaria, integrado ao sistema principal
  • Comunicação da portaria sobre encomendas, cartas e comunicados via app
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Resultados

O SEC em produção, medido em operação real.

+110mil

visitantes únicos

+450mil

acessos gerenciados

+500

condôminos na plataforma

+110mil

documentos gerenciados

O que o cliente diz

Como o Executive Center substituiu décadas de arquivo físico por um sistema que controla mais de 450 mil acessos.

Wagner Santos, responsável pela TI do Condomínio Executive Center, fala sobre a entrega do SEC e o impacto no dia a dia do condomínio. No vídeo, ele detalha como o controle de visitantes funciona na prática, com registro de dados e relatórios completos para qualquer consulta, incluindo periodicidade de visitas e ocorrências no prédio.

Tecnologia

Stack técnica do SEC, em produção desde 2017.

JavaPHPSlim FrameworkTwigMySQL

Sobre Executive Center

Quem é Executive Center?

O Condomínio do Edifício Executive Center é referência na região centro-sul de Belo Horizonte há mais de 36 anos. Um dos maiores centros empresariais da cidade, reúne centenas de salas comerciais e vagas de garagem em um complexo que exige gestão precisa de acesso, documentação e comunicação com os condôminos.

Logotipo Executive Center
Setor
Condomínio Comercial
Parceria desde
2017
Solução entregue
Software sob Medida
Plataforma
Web + App Android

FAQ

Perguntas frequentes sobre sistemas para condomínio comercial e gestão condominial.

O que é um sistema para condomínio comercial desenvolvido sob medida?+
Um sistema sob medida para condomínio é construído a partir dos processos reais da administração: fluxo de controle de acesso, gestão de vagas e salas, comunicação com condôminos e organização de documentos. Diferente de sistemas prontos, que impõem fluxos genéricos, um sistema sob medida modela a tecnologia em torno da operação real do condomínio. O código-fonte pertence ao cliente, sem dependência de fornecedor.
Como o sistema controla o acesso de visitantes ao condomínio?+
O SEC registra entradas e saídas de visitantes com captura de documentos diretamente pela portaria, via aplicativo Android integrado ao sistema principal. Cada acesso fica registrado com data, hora e dados do visitante, permitindo consulta histórica e monitoramento pela administração.
O sistema gerencia vagas de garagem e salas ao mesmo tempo?+
Sim. O SEC mantém um banco de dados completo com informações de cada sala e vaga de garagem do condomínio, incluindo proprietário, locatário, empresa ocupante e histórico. Consultar os dados de qualquer unidade é feito em segundos, substituindo o processo manual que dependia de localizar arquivos físicos.
Como funciona a comunicação com os condôminos pelo sistema?+
O SEC inclui módulo de mala direta que envia comunicados diretamente para os condôminos via SMS e e-mail. A portaria também usa o aplicativo Android para comunicar encomendas, cartas e avisos, eliminando a dependência de processos manuais e garantindo que todos os condôminos recebam as informações de forma ágil.
O sistema tem aplicativo mobile para a portaria?+
Sim. O SEC inclui um aplicativo Android exclusivo desenvolvido para os funcionários da portaria. Pelo app, é possível registrar entradas e saídas de visitantes, capturar documentos de identificação e comunicar encomendas e correspondências para os condôminos, com integração direta ao sistema principal do condomínio.
Como o sistema organiza os documentos do condomínio?+
O SEC digitaliza e centraliza atas de reunião, balanços financeiros e demais documentos do condomínio em uma única plataforma, com acesso rápido e rastreável. Com mais de 110 mil documentos gerenciados, o acesso a qualquer registro é imediato, sem necessidade de localizar arquivos físicos.
O sistema pode ser operado por funcionários com pouca experiência em tecnologia?+
Sim. A usabilidade foi uma prioridade central no desenvolvimento do SEC. Os funcionários da portaria precisavam operar o sistema com eficiência independentemente do nível de familiaridade com tecnologia. A interface foi projetada com fluxos simples e objetivos para as funções de uso diário.
Qual a diferença entre um sistema pronto e um desenvolvido sob medida para condomínio comercial?+
Sistemas prontos atendem fluxos genéricos de gestão condominial. O problema aparece quando o condomínio tem processos específicos: tipos de acesso particulares, integrações que o sistema padrão não suporta, relatórios personalizados para a administração. Um sistema sob medida modela a tecnologia em torno da operação real do condomínio, sem forçar adaptações. E o código-fonte pertence ao cliente.
O sistema pode evoluir depois da entrega inicial?+
Sim. O SEC é um exemplo direto: começou como um sistema web de gestão e evoluiu para incluir um aplicativo Android exclusivo para a portaria, com registro de visitantes, captura de documentos e comunicação integrada. Um sistema sob medida evolui junto com as necessidades do condomínio, sem depender do roadmap de um fornecedor externo.
Quanto tempo leva para digitalizar um condomínio com décadas de arquivo físico?+
Depende do volume de dados a migrar, dos módulos prioritários e da complexidade dos fluxos de acesso e comunicação. O processo começa com um planejamento técnico que define escopo e cronograma antes do primeiro código. O modelo de entregas contínuas por sprint permite que partes do sistema entrem em operação enquanto outros módulos ainda estão em desenvolvimento.
O sistema monitora entradas e saídas em tempo real?+
Sim. O controle de acesso do SEC registra cada entrada e saída com data, hora e dados do visitante, acessíveis pela administração. O aplicativo Android da portaria é integrado ao sistema principal, garantindo que todos os registros estejam centralizados e disponíveis para consulta imediata.
A Inove desenvolveu outros sistemas para gestão de condomínio?+
O Executive Center é o case de gestão condominial do portfólio da Inove, com sistema em produção desde 2017. A Inove desenvolve sistemas sob medida para setores com processos complexos, como condomínios comerciais, contabilidade, gestão ambiental e hotelaria. Todo projeto começa com um diagnóstico para entender o processo antes de qualquer proposta.
O que deve ter um sistema de gerenciamento de condomínio completo?+
Um sistema de gerenciamento de condomínio completo precisa centralizar o que hoje está fragmentado: cadastro de unidades, salas e vagas; controle de acesso de visitantes e funcionários; comunicação com condôminos; gestão de documentos importantes como atas e balanços; e prestação de contas para síndicos e administradores. Quanto mais integrados esses módulos estiverem em uma única plataforma, menor o esforço operacional da administração condominial e maior a rastreabilidade das informações.
Como escolher o melhor software para administração de condomínio?+
O melhor software para administração de condomínio é aquele que se adapta aos processos do condomínio, não o contrário. Sistemas prontos genéricos cobrem fluxos padrão, mas falham quando o condomínio tem processos específicos de controle de acesso, tipos de unidades fora do padrão ou necessidades de comunicação particulares. Um software de gestão desenvolvido sob medida modela a tecnologia em torno da operação real do condomínio, com código-fonte próprio e sem dependência de fornecedor.
O sistema faz gestão financeira e prestação de contas para síndicos?+
O SEC centraliza os documentos financeiros do condomínio, como balanços e registros contábeis, com acesso rápido para síndicos e administradores. A prestação de contas e a gestão financeira do condomínio são suportadas pela organização digital dos documentos e pelo histórico rastreável da plataforma. A emissão de boletos pode ser integrada ao sistema conforme a necessidade operacional do condomínio, de acordo com o escopo definido no planejamento técnico.
Como um sistema de gestão pode facilitar a gestão condominial?+
Um condomínio é uma operação com múltiplas frentes simultâneas: controle de quem entra e sai, gestão de vagas e unidades, comunicação com condôminos, organização de documentos importantes e prestação de contas periódica. Um sistema de gestão condominial desenvolvido sob medida automatiza as tarefas repetitivas, centraliza as informações em uma interface única e permite que síndicos e administradores tomem decisões com base em dados atualizados, sem depender de arquivos físicos ou planilhas descentralizadas.
Qual a diferença entre sistemas para condomínio comercial e para condomínio residencial?+
Sistemas para condomínio comercial e residencial têm necessidades distintas. Condomínios comerciais gerenciam um perfil diferente de condôminos: empresas locatárias, proprietários de salas e vagas, funcionários de diferentes empresas com perfis de acesso específicos e fluxo de visitantes muito mais intenso do que em prédios residenciais. O controle de acesso precisa diferenciar visitantes de funcionários de empresas específicas, e a gestão de vagas envolve múltiplas salas por empresa. Softwares genéricos para condomínio residencial não cobrem esses fluxos. O SEC foi desenvolvido sob medida para a operação comercial do Executive Center, com módulos específicos para esse perfil.

Seu condomínio precisa de sistemas construídos para a sua operação.

Da gestão de vagas à administração de condomínios completa: a Inove desenvolve sistemas para condomínio sob medida que transformam a gestão do dia a dia, construídos para os seus processos reais. Tudo começa com um diagnóstico.

Como desenvolvemos sistemas