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Desenvolvimento de Sistemas para Contabilidade: Case Metrópole

Escritórios de contabilidade acumulam obrigações fiscais, prazos e documentos de dezenas de clientes ao mesmo tempo. Na Metrópole Integração Contábil, esse controle dependia de um software contábil desktop que não acompanhava o crescimento do escritório e de processos contábeis que levavam dias. A Metrópole contratou a Inove para o desenvolvimento de software para contabilidade sob medida: um sistema de gestão que digitalizasse documentos, automatizasse cobranças e centralizasse a gestão contábil em uma única plataforma.

13 anosem produção contínua
Belo Horizonte, MG2013Web + Desktop

O Desafio

Software desktop obsoleto e processos manuais que levavam dias não sustentariam o crescimento do escritório.

A Metrópole Integração Contábil operava com um software desktop desenvolvido há muitos anos, utilizado para gerenciar clientes, fornecedores e contatos. Com o avanço das tecnologias, o sistema começou a apresentar problemas de compatibilidade com versões mais recentes do Windows, dificultando a instalação e o uso no dia a dia. O escritório crescia, mas a ferramenta que suportava a operação ficava para trás.

O custo operacional desse modelo era real. A gestão de documentação dos clientes exigia grandes volumes de papéis físicos. O processo de cobrança levava vários dias, porque boletos e notas fiscais precisavam ser gerados e enviados manualmente. A troca de informações com os clientes dependia de malotes físicos: lenta, cara e com risco permanente de extravio de documentos importantes. Automatizar processos contábeis repetitivos era a única forma de escalar sem aumentar proporcionalmente a equipe, e cada etapa manual era uma fonte de erros e retrabalho.

Mozart Lopes, diretor da Metrópole, identificou nesse conjunto de problemas a necessidade de repensar toda a infraestrutura tecnológica do escritório. O objetivo era um sistema web acessível de qualquer lugar, inclusive por dispositivos móveis, que digitalizasse os documentos, automatizasse as cobranças e centralizasse a gestão de obrigações contábeis e fiscais. Em 2013, a Metrópole escolheu a Inove para construir essa solução.

Como resolvemos

Antes do primeiro código: mapeamos os fluxos operacionais e priorizamos o que mais impactava a rotina do escritório.

O projeto começou com levantamento e documentação completos dos requisitos. Esse plano mapeou cada fluxo de gestão documental, cobrança e controle de obrigações antes do desenvolvimento. Só com escopo definido iniciamos a construção, garantindo que o sistema refletisse os processos reais da Metrópole e se mantivesse relevante à medida que o escritório crescia.

  1. 1

    Planejamento e levantamento de requisitos

    Mapeamento dos fluxos de gestão documental, cobrança e obrigações contábeis. Requisitos classificados por prioridade, custo, esforço e impacto, com definição do ciclo de vida de cada funcionalidade.

  2. 2

    Desenvolvimento e testes

    Sprints curtos com metodologia ágil e gestão de projeto dedicada. Cada componente submetido a testes de usabilidade, performance e segurança antes da entrega. Ajustes feitos ao longo do ciclo, não no final.

  3. 3

    Apresentação e implantação

    Entregas contínuas a cada sprint, com acompanhamento pelo proprietário do escritório em tempo real. A implantação não foi uma surpresa: foi o resultado de um processo construído de forma incremental, com feedback constante.

  4. 4

    Evolução contínua

    O sistema começou como uma base de dados simples e evoluiu ao longo de 13 anos para cobrir gestão documental completa, emissão de boletos e notas fiscais, controle de obrigações contábeis e dashboards.

O Produto

Sistema para contabilidade Metrópole: documentos, cobranças e obrigações em uma plataforma

Sistema web que digitaliza a operação do escritório contábil: arquivamento e rastreabilidade de documentos, emissão automatizada de boletos e notas fiscais e controle de obrigações com prazos. Acessível de qualquer lugar, inclusive por dispositivos móveis.

Notebook com o sistema para contabilidade Metrópole: plataforma web para escritório contábil desenvolvida pela Inove

Funcionalidades

  • Arquivamento e gestão digital de documentos com rastreabilidade e busca por cliente
  • Emissão automatizada de boletos e notas fiscais: processo que levava dias reduzido para minutos
  • Controle de obrigações contábeis e fiscais com gestão de prazos e alertas
  • Mala-direta e comunicação digital com clientes: sem dependência de malotes físicos
  • Dashboards com visão consolidada da saúde financeira do escritório: cobranças, lançamentos contábeis e contratos por cliente
  • Acesso web de qualquer dispositivo, com operação 100% remota e contabilidade digital end-to-end
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Resultados

O sistema da Metrópole em produção, medido em operação real.

+15mil

obrigações contábeis gerenciadas

+55mil

documentos gerenciados

+11mil

boletos gerados pela plataforma

13 anos

em produção contínua

O que o cliente diz

Como a Metrópole substituiu um software desktop obsoleto por uma plataforma que gerencia mais de 55 mil documentos e 11 mil boletos.

Mozart Lopes, diretor da Metrópole Integração Contábil, conta como o sistema transformou os processos do escritório: da obsolescência de um software desktop e pilhas de documentos físicos para uma plataforma web que digitaliza a operação, automatiza as cobranças e garante trabalho 100% remoto. No vídeo, ele explica o impacto nos processos do dia a dia e como o sistema continua evoluindo há mais de 13 anos.

Tecnologia

Stack técnica escolhida para escalar 13 anos em produção contínua.

PHPC#Slim FrameworkTwigMySQL

Sobre Metrópole Integração Contábil

Quem é Metrópole Integração Contábil?

A Metrópole Integração Contábil atua no mercado há mais de 30 anos, utilizando vasta experiência e ferramentas modernas para prestar serviços contábeis ágeis e de qualidade. Possui equipe especializada em gestão empresarial, fiscal, tributária e trabalhista, atendendo clientes pessoa física e jurídica de múltiplos portes e segmentos.

Logotipo Metrópole Integração Contábil
Setor
Contabilidade
Parceria desde
2013
Solução entregue
Software sob Medida
Plataforma
Web + Desktop

FAQ

Perguntas frequentes sobre sistemas para contabilidade, software contábil e gestão contábil.

O que é um sistema para escritório de contabilidade desenvolvido sob medida?+
Um sistema sob medida é construído a partir do mapeamento dos processos reais do escritório: fluxo de obrigações, rotina de cobrança, gestão de documentos por cliente e comunicação interna. Diferente de softwares prontos, que obrigam o escritório a adaptar seus processos à lógica do sistema, um sistema sob medida modela a tecnologia em torno do processo real. O código-fonte pertence ao cliente, sem dependência de fornecedor.
O sistema pode gerenciar obrigações contábeis e fiscais de vários clientes ao mesmo tempo?+
Sim. O sistema da Metrópole centraliza o controle de obrigações contábeis e fiscais de todos os clientes do escritório em uma única plataforma, com gestão de prazos e alertas configuráveis por tipo de obrigação e por cliente. Com mais de 15 mil obrigações gerenciadas, o controle que antes dependia de planilhas passou a ser automatizado e rastreável.
Como o sistema automatiza a emissão de boletos e notas fiscais?+
O sistema integra a geração e o envio de boletos e notas fiscais diretamente na plataforma, substituindo o processo manual que levava vários dias. A emissão, o controle de pagamento e o histórico de cobranças ficam centralizados, com rastreabilidade por cliente e por período.
Como funciona o arquivamento digital de documentos no sistema contábil?+
O sistema digitaliza e organiza os documentos dos clientes com rastreabilidade e busca por cliente, tipo de documento e período. Isso elimina a dependência de documentação física, os malotes e o risco de extravio. Com mais de 55 mil documentos gerenciados na plataforma da Metrópole, o acesso a qualquer documento é imediato.
O sistema permite que o escritório trabalhe 100% de forma remota?+
Sim. Por ser um sistema web, acessível de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, incluindo celulares e tablets, a equipe do escritório pode operar sem estar fisicamente no escritório. A Metrópole operou 100% remotamente durante a pandemia sem interrupção nas operações.
Qual a diferença entre um sistema contábil pronto e um desenvolvido sob medida?+
Sistemas prontos cobrem fluxos genéricos de contabilidade. O problema aparece quando o escritório tem processos específicos: rotinas de fechamento próprias, integrações que o sistema não suporta, relatórios que o padrão não gera. Um sistema sob medida modela a tecnologia em torno do processo real do escritório, sem forçar adaptações. E o código-fonte pertence ao cliente, sem dependência de fornecedor.
O que é mala-direta no contexto de um sistema contábil?+
Mala-direta é o envio de comunicados, avisos de prazo e documentos diretamente para os clientes do escritório pela plataforma, substituindo o modelo de malotes físicos. No sistema da Metrópole, a comunicação com os clientes é feita digitalmente, com rastreabilidade de envio e leitura, eliminando custo e risco de extravio.
O sistema inclui dashboard para gestão financeira do escritório?+
Sim. O sistema conta com dashboards que centralizam a visão da saúde financeira do escritório: cobranças, lançamentos contábeis, contratos e inadimplência em uma única tela. Isso permite que o contador possa tomar decisões com base em dados em tempo real, sem depender de relatórios manuais ou planilhas desconectadas.
Quanto tempo leva para desenvolver um sistema para contabilidade?+
Depende da complexidade dos fluxos, do número de integrações necessárias e dos módulos prioritários. O desenvolvimento começa com um planejamento técnico que define escopo e cronograma antes do primeiro código. O modelo de entregas contínuas por sprint permite que partes do sistema entrem em operação antes da entrega completa.
O sistema pode evoluir depois da entrega inicial?+
Sim. O sistema da Metrópole é um exemplo direto disso: começou como uma base de dados simples em 2013 e evoluiu ao longo de 13 anos para incluir gestão documental completa, emissão de boletos e notas fiscais, controle de obrigações e dashboards. Um sistema sob medida evolui junto com o escritório, sem dependência de roadmap de terceiros.
A Inove já desenvolveu outros sistemas contábeis além da Metrópole?+
A Metrópole Integração Contábil é um dos casos de maior longevidade no portfólio da Inove: 13 anos em produção contínua e em evolução. A Inove desenvolve sistemas sob medida para setores com processos complexos, como contabilidade, gestão ambiental, hotelaria e infraestrutura financeira. Todo projeto começa com um diagnóstico para entender o processo antes de qualquer proposta.
O que é contabilidade digital e como um sistema próprio contribui?+
Contabilidade digital é a prática de realizar todos os processos contábeis por meios eletrônicos: emissão de notas fiscais eletrônicas, envio digital de documentos, declarações por transmissão eletrônica e comunicação com clientes por plataformas digitais. Um sistema de gestão contábil desenvolvido sob medida centraliza esses fluxos em uma única plataforma, automatiza processos repetitivos, reduz erros humanos e aumenta a produtividade da equipe. A Metrópole, com seu sistema, eliminou os malotes físicos, digitalizou mais de 55 mil documentos e passou a operar 100% de forma remota sem interrupção das operações.
Como a reforma tributária impacta os sistemas de contabilidade?+
A reforma tributária brasileira implica mudanças estruturais no sistema de impostos: novos tributos (CBS, IBS e IS), extinção gradual de ICMS, PIS e Cofins nos moldes atuais, e novas obrigações acessórias. Para escritórios contábeis, isso significa que sistemas de contabilidade precisarão ser atualizados para lidar com novas alíquotas, novos fluxos de apuração e novas obrigações fiscais. Um software contábil desenvolvido sob medida tem vantagem nesse cenário: o código-fonte pertence ao cliente e as atualizações são feitas de acordo com as necessidades reais do escritório, sem depender do roadmap de um fornecedor externo.
O sistema inclui módulo de departamento pessoal?+
Departamento pessoal é uma área que muitos escritórios contábeis gerenciam em paralelo à contabilidade fiscal e tributária: folha de pagamento, admissões, demissões, férias e eSocial. Um sistema desenvolvido sob medida pode incluir módulo de departamento pessoal integrado à gestão contábil, eliminando a troca de dados entre sistemas separados. No caso da Metrópole, o foco foi em gestão documental, controle de obrigações e cobranças. Se você precisa de um sistema que abranja departamento pessoal, o desenvolvimento é feito de acordo com os módulos que fazem sentido para a operação real do escritório.
O sistema usa inteligência artificial em processos contábeis?+
O desenvolvimento de software para contabilidade tem evoluído para incorporar inteligência artificial em tarefas específicas: classificação automática de documentos, reconhecimento de notas fiscais por OCR, sugestão de lançamentos contábeis com base em histórico e análise preditiva de obrigações fiscais. A aplicação de inteligência artificial em sistemas contábeis depende do volume de dados e dos processos que fazem sentido automatizar em cada operação. Todo projeto começa com mapeamento do que gera valor real antes de definir a tecnologia.
O que sistemas de contabilidade desenvolvidos sob medida oferecem que planilhas não conseguem?+
Planilhas não escalam com o crescimento do escritório contábil: não têm controle de acesso por usuário, não geram alertas automáticos de prazo, não emitem boletos ou notas fiscais e não centralizam documentos com rastreabilidade. Sistemas de contabilidade desenvolvidos sob medida automatizam os processos contábeis repetitivos, reduzem erros de digitação, centralizam dados financeiros de todos os clientes em uma interface única e permitem que a gestão contábil seja feita com base em dados em tempo real. Para escritórios que cresceram além do que planilhas suportam, o desenvolvimento de sistemas para contabilidade é o próximo passo natural.

Seu processo contábil precisa de um sistema construído para ele.

De gestão de obrigações a arquivamento digital e emissão de cobranças: a Inove desenvolve sistemas para contabilidade sob medida, construído para os seus processos reais. Tudo começa com um diagnóstico.

Como desenvolvemos sistemas